6 Schritte für eine perfekte Eventplanung - inkl. Checkliste!
Sarah
Sarah ist eine erfahrene Eventplanerin und hat jahrelange Erfahrung in einer Event-Agentur gesammelt. Sie erzählt regelmässig über ihre Erfahrungen und teilt ihre ganz persönlichen Tipps und Tricks mit der Robin Room Community.
Dieses eine Mal, als ich vergass, die Heizung zu checken…
Es war Dezember. Ich hatte eine wundervolle Location im Wald gebucht – rustikal, charmant, perfekt für die festliche Jahreszeit. Alles lief wie geplant… bis die Gäste fröstelnd in ihre Mäntel gekuschelt meinen Event verliessen. Ich hatte vergessen, die Heizung zu überprüfen! Seit diesem Tag verlasse ich mich auf meine Checkliste.
Jeder, der schon mal ein Event organisiert hat, weiss: Der Teufel steckt im Detail. Daher ist Vorbereitung alles. Ich teile hier mit dir sechs wichtige Schritte und meine persönliche Checkliste, die mir seit meiner frostigen Fehlplanung treue Dienste leistet.
Teil 1: Das Fundament – Die Grundlagen deiner Eventplanung
Zielsetzung des Events klären: Frag dich: Was will ich genau erreichen? Bei einem meiner ersten Events wollte ich eigentlich nur eine gemütliche Zusammenkunft, endete aber in einer wilden Party. Die richtige Zielsetzung hilft, den Abend zu steuern.
Budget festlegen: Wie viel willst du ausgeben? Und für welche Posten? Ich hab einmal fast mein gesamtes Budget für die Dekoration ausgegeben und dann war für das Catering kaum noch was übrig – nicht ideal.
Zielgruppe definieren: Wer sollte kommen? Einmal lud ich eine Mischung aus Geschäftspartnern und engen Freunden ein. Das Ergebnis? Nennen wir es „interessant“.
Teil 2: Die richtige Location auswählen
Robin Room als Retter: Mit Robin Room habe ich immer Top-Locations gefunden, von schicken Lofts bis zu gemütlichen Kellerbars. Nie wieder ein frostiges Chalet!
Faktoren bei der Location-Auswahl: Achte auf Raumgrösse, vorhandene Ausstattung und Atmosphäre. Ich erinnere mich an einen Raum, der auf den Fotos gross aussah, aber in Wirklichkeit… sagen wir, es wurde kuschelig.
Top 4 Locations auf Robin Room: In Zürich liebe ich z.B. The Bright Gallery, Former Print Factory, Event Kitchen und Rooftop Kitchen. Über diese Locations erfährst du mehr in einem anderen Blog Artikel.
Aber schau selbst und finde deine Favoriten auf www.robin-room.com
Teil 3: Organisation und Logistik
Zeitplan erstellen: Ich hatte mal alles perfekt geplant, aber dann vergessen, Zeit für den Aufbau der Technik einzuplanen. Das Ergebnis? Ein hektisches Hin und Her.
Technik und Ausrüstung: Denke an Mikrofone, Beamer oder was immer du brauchst. Einmal vergass ich eine Verlängerungskabel und die Band stand im Dunkeln.
Catering und Getränke: Eines meiner Highlights war ein Catering-Service, der genau das servierte, was ich mir vorgestellt hatte. Frag vorher nach Kostproben!
Personal und Helfer koordinieren: Du brauchst Unterstützung. Bei einem meiner Events half meine Grossmutter schlussendlich beim Einlass – ein Hit, aber nicht immer die beste Lösung.
Teil 4: Marketing und Kommunikation
Einladungen gestalten: Eine Einladung sollte neugierig machen und darf originell sein. Ich erhielt einmal eine als Flaschenpost – unvergesslich!
Social Media nutzen: Poste regelmässig Updates und baue Vorfreude auf. Aber Vorsicht: Zu viel Hype kann nach hinten losgehen.
Feedback und Interaktion: Erfahre, was sich deine Gäste sich wünschen. Bei einem Event fragte ich z.B. vorher nach Musikwünschen. Das war mal eine Party!
Teil 5: Am Tag des Events
Check-in und Empfang: Ich liebe es, wenn alles reibungslos verläuft. Aber einmal hatte ich den Namensschildern die falschen Namen gegeben. Peinlich!
Notfallplan: Ich kann nur sagen: Heizungen, Technik, Wetter. Sei auf alles vorbereitet! Im besten Fall solltest du auf Katastrophenszenarien mit einem Plan B vorbereitet sein.
Die Rolle des Gastgebers: Du musst dir überlegen, welche Rolle du am Tag des Events übernehmen möchtest. Aber eines ist sicher: Bleibe immer gelassen. Wenn du gestresst bist, merken das auch deine Gäste.
Teil 6: Nach dem Event
Feedback einholen: Ehrliches Feedback hilft, zu wachsen. Und ja, das heizungslose Event bekam auch entsprechendes Feedback.
Dankesnotizen versenden: Eine persönliche Note macht den Unterschied.
Nachbesprechung: Mit meinem Team gehe ich alles durch und wir lernen fürs nächste Mal.
Und wenn du dir nun denkst: “Ja, tolle Tipps, aber wie behalte ich den Überblick?”, dann habe ich genau das Richtige für dich:
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